Quản trị chi phí trong doanh nghiệp – bài toán tất yếu và cần thiết
Quản trị chi phí trong doanh nghiệp – bài toán tất yếu và cần thiết
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản và tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, được cấp giấy đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động kinh doanh trên trị trường (Theo mục 7 điều 1 chương 1 luật doanh nghiệp 2014).
Quá trình kinh doanh thực hiện một cách liên tục, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích để sinh lợi. Như vậy doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi, ngoại trừ một số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi nhuận.
Một doanh nghiệp được đánh giá là hoạt động có hiệu quả tức là phải mang lại lợi nhuận, và không chỉ có thể còn không ngừng tăng trưởng và phát triển. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý doanh nghiệp là làm sao để tăng lợi nhuận lên một cách tối đa.
Để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp sẽ tập trung vào hai vấn đều cốt lõi:
+ Tăng doanh thu: do nổ lực chủ quan nhưng bị tác động của yếu tố khách quan.
+ Giảm chi phí để tăng lợi nhuận hoặc tăng chi phí để tăng sản lượng tiêu thụ: việc tăng giảm chi phí chủ yếu do sự nỗ lực chủ quan.
Tuy nhiên, tăng doanh thu không phải lúc nào cũng thực hiện được, đặc biệt là đặt trong hoàn cảnh doanh nghiệp chưa tìm kiếm được nguồn lực để mở rộng phát triển sản xuất. Trong trường hợp đó, để tối đa hóa lợi nhuận thì các nhà quản lý bắt buộc phải tính kỹ đến bài toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí trong Công ty, bao gồm các bước:
1- Xây dựng định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí
Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra được các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.Tuy nhiên, trong thực tế chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.
Doanh nghiệp cần định mức cả về giá lẫn về lượng vì sự biến đổi của hai yếu tố này đều tác động đến sự thay đổi của chi phí:
Định mức giá: định mức giá được ước lượng bằng cách tổng cộng tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hay nguyên vật liệu (đối với định mức giá nguyên vật liệu) hay lương và các chi phí liên quan (đối với định mức chi phí lao động hay còn gọi là định mức lương).
Định mức lượng: Để xây dựng và thực hiện hệ thống định mức lượng, doanh nghiệp cần phải quyết định:
+ Số lượng, chủng loại và thành phần kết hợp các nguyên vật liệu để tạo ra từng loại sản phẩm.
+ Lượng và loại lao động để sản xuất bất kỳ một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ nào đó.
Những định mức kỹ thuật này thường do các chuyên gia lập ra và đòi hỏi phải có những kỹ năng làm việc như nghiên cứu phương pháp làm việc và xây dựng các chỉ tiêu đánh giá từng công việc cụ thể.
2- Phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức.
Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động có thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh.
3- Kiểm soát chi phí thông qua các phòng, đơn vị quản lý chi phí
Việc phân chia chi phí theo đừng phòng, đơn vị sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Giao định mức về quản lý chi phí cho các trưởng phòng, đơn vị để có trách nhiệm đối với các khoản chi phí phát sinh tại phòng, đơn vị mình và đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, chống lãng phí.
4- Biện pháp giảm chi phí
Để năng cao hiệu quả chi tiêu trong doanh nghiệp, nhà quản lý phải đưa ra được các biện pháp làm giảm chi phí. Nhà quản lý chi phí nên theo quy trình sau để đưa ra các biện pháp giảm chi phí:
- Bước 1: nhà quản lý phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng cách nhận diện và tập hợp các chi phí theo từng phòng, đơn vị và kết quả tính toán các biến động sẽ giúp phát hiện được các bộ phận yếu kém trong doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng chi phí.
- Bước 2: nhà quản lý cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động bất lợi: Thông thường một biến động bất lợi về chi phí có thể có nhiều nguyên nhân, nhà quản lý nên tập trung vào một vài nguyên nhân chủ yếu, và bỏ qua các nguyên nhân còn lại.
- Bước 3: nhà quản lý phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí: Việc đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của tất cả người lao động, phòng, đơn vị liên quan.
Tóm lại, bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí, đối với nhà quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Kiểm soát được chi phí sẽ nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản và tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, được cấp giấy đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động kinh doanh trên trị trường (Theo mục 7 điều 1 chương 1 luật doanh nghiệp 2014).
Quá trình kinh doanh thực hiện một cách liên tục, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích để sinh lợi. Như vậy doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi, ngoại trừ một số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi nhuận.
Một doanh nghiệp được đánh giá là hoạt động có hiệu quả tức là phải mang lại lợi nhuận, và không chỉ có thể còn không ngừng tăng trưởng và phát triển. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý doanh nghiệp là làm sao để tăng lợi nhuận lên một cách tối đa.
Để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp sẽ tập trung vào hai vấn đều cốt lõi:
+ Tăng doanh thu: do nổ lực chủ quan nhưng bị tác động của yếu tố khách quan.
+ Giảm chi phí để tăng lợi nhuận hoặc tăng chi phí để tăng sản lượng tiêu thụ: việc tăng giảm chi phí chủ yếu do sự nỗ lực chủ quan.
Tuy nhiên, tăng doanh thu không phải lúc nào cũng thực hiện được, đặc biệt là đặt trong hoàn cảnh doanh nghiệp chưa tìm kiếm được nguồn lực để mở rộng phát triển sản xuất. Trong trường hợp đó, để tối đa hóa lợi nhuận thì các nhà quản lý bắt buộc phải tính kỹ đến bài toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí trong Công ty, bao gồm các bước:
- Trước khi chi tiêu: Định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí.
- Trong khi chi tiêu: Kiểm soát để chi tiêu trong định mức.
- Sau khi chi tiêu: Phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm chi phí mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau
1- Xây dựng định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí
Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra được các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.Tuy nhiên, trong thực tế chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.
Doanh nghiệp cần định mức cả về giá lẫn về lượng vì sự biến đổi của hai yếu tố này đều tác động đến sự thay đổi của chi phí:
Định mức giá: định mức giá được ước lượng bằng cách tổng cộng tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hay nguyên vật liệu (đối với định mức giá nguyên vật liệu) hay lương và các chi phí liên quan (đối với định mức chi phí lao động hay còn gọi là định mức lương).
Định mức lượng: Để xây dựng và thực hiện hệ thống định mức lượng, doanh nghiệp cần phải quyết định:
+ Số lượng, chủng loại và thành phần kết hợp các nguyên vật liệu để tạo ra từng loại sản phẩm.
+ Lượng và loại lao động để sản xuất bất kỳ một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ nào đó.
Những định mức kỹ thuật này thường do các chuyên gia lập ra và đòi hỏi phải có những kỹ năng làm việc như nghiên cứu phương pháp làm việc và xây dựng các chỉ tiêu đánh giá từng công việc cụ thể.
2- Phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức.
Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động có thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh.
3- Kiểm soát chi phí thông qua các phòng, đơn vị quản lý chi phí
Việc phân chia chi phí theo đừng phòng, đơn vị sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Giao định mức về quản lý chi phí cho các trưởng phòng, đơn vị để có trách nhiệm đối với các khoản chi phí phát sinh tại phòng, đơn vị mình và đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, chống lãng phí.
4- Biện pháp giảm chi phí
Để năng cao hiệu quả chi tiêu trong doanh nghiệp, nhà quản lý phải đưa ra được các biện pháp làm giảm chi phí. Nhà quản lý chi phí nên theo quy trình sau để đưa ra các biện pháp giảm chi phí:
- Bước 1: nhà quản lý phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng cách nhận diện và tập hợp các chi phí theo từng phòng, đơn vị và kết quả tính toán các biến động sẽ giúp phát hiện được các bộ phận yếu kém trong doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng chi phí.
- Bước 2: nhà quản lý cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động bất lợi: Thông thường một biến động bất lợi về chi phí có thể có nhiều nguyên nhân, nhà quản lý nên tập trung vào một vài nguyên nhân chủ yếu, và bỏ qua các nguyên nhân còn lại.
- Bước 3: nhà quản lý phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí: Việc đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của tất cả người lao động, phòng, đơn vị liên quan.
Tóm lại, bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí, đối với nhà quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Kiểm soát được chi phí sẽ nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Phương Linh
Các bài viết liên quan
